По поводу организации шашлыков считаю нужным написать о своей точке зрения.

  Прежде всего нужна всего одна машина практически на любую толпу - привести большую часть продуктов  и может какие-нибудь крупные вещи. Это не так сложно поверьте мне, пример тому организация дня рождения Вадима. Серёга, за что ему огромное спасибо, согласился привезти часть продуктов, дрова, мангал и народ пару ходок от Станции до места и обратно. Нет неправильно, Серёге огромнейшее спасибо за его гостеприимство. 
  Было нас тогда человек 10, точно непомню. Мы на электричке тащили балон пива, винишко и еще кое-что по мелочи. Вообще не были обременены, но поверьте мне на слово того, что притащили хватило чтобы прилично уеахть.  Так вот для шашлыков достаточно мяса из расчета 300-400 грамм на человека, пиво в зависимости от толпы, вина, само собой водки хотябы по стольничку. Мне например очень даже хватает 3-4 х банок пива чтобы быть в нужной кондиции  , еще вина в дороге. Так что впринципе всё реально утащить даже что называется на своих двоих, причём будет народ, который не загружен. Вплане готовки вопросов вообще нет пожарить шашлык не так уж и сложно, можно если совсем облениться купить углей и притащить их. Можно даже салатик пошинковать из овощей в полевых условиях - заботу беру на себя. Вплане хавчика еще нарезка, сыр, хлеб чтобы перекусить пока готовка будет. С едой всё, мож какие мелочи не существенные остались.
  Насчет развлекухи гитара, бадминтон и мячик весят в немного и можно всё это с собой взять. В общем моё резюме таково, что всё подъемно, если всё понемногу на всех разделить. И крики что типа кто организует кто купит вообще не уместны главное чтобы точно сказали что едут, а там дело считай за малым. Также можно 10% - 15% народа приезжать чуть позжее, в обломе думаю никто не будет.